핵심만 먼저 확인하세요
- 포트폴리오는 행사명보다 대행 범위와 해결한 운영 문제를 확인합니다.
- 제안 담당자와 실제 PM·현장 총괄이 같은 사람인지 확인합니다.
- 가격 비교 전에 모든 업체의 포함·제외 범위를 맞춥니다.
- 우천, 장비 이상, 인원 변화와 일정 지연에 대한 판단 기준을 계약 전에 묻습니다.
01
업체를 찾기 전에 내부 기준부터 정하기
업체마다 강점이 다르기 때문에 “가장 유명한 곳”보다 이번 행사에 필요한 역할을 먼저 정해야 합니다. 장소와 장비가 이미 확정됐는지, 기획안부터 필요한지, 참가자 모집이나 결과 보고까지 맡길지에 따라 적합한 업체가 달라집니다.
- 행사의 한 문장 목적과 핵심 참가자
- 대행이 필요한 업무와 주최 측이 직접 할 업무
- 최종 승인권자와 실무 연락 담당자
- 절대 양보할 수 없는 일정·안전·브랜드 조건
- 예산 범위와 업체 선정 방식·일정
02
유사 실적은 사진보다 역할을 확인하기
현장 사진만으로는 업체가 기획, 무대, 운영, 촬영 중 무엇을 맡았는지 알 수 없습니다. 이번 행사와 인원·공간·프로그램·의사결정 구조가 비슷한 사례를 요청하고, 실제로 해결한 문제와 산출물을 물어보세요.
대행 범위
전체 기획인지, 장비·인력 공급 또는 일부 프로그램 진행인지 확인합니다.
행사 조건
참가 인원, 장소 유형, 운영 시간과 이해관계자가 이번 행사와 비슷한지 봅니다.
문제 해결
일정 변경, 동선 혼잡, 장비 이상 같은 변수를 어떻게 처리했는지 묻습니다.
검증 자료
큐시트, 배치도, 운영안처럼 공개 가능한 범위의 산출물 예시를 확인합니다.
03
실제 투입팀과 의사결정 구조 확인하기
제안 발표를 잘한 사람과 계약 후 일할 사람이 다르면 인수인계 과정에서 조건이 누락될 수 있습니다. 전담 PM, 현장 총괄, 무대·기술 책임자와 협력사의 역할을 구분하고 연락 창구를 하나로 정할 수 있는지 확인하세요.
- 계약 후 전담 PM과 주간 진행 상황 공유 방식
- 기획·디자인 수정 요청의 접수와 승인 절차
- 외부 협력사 선정·계약·품질 확인 책임
- 행사 당일 최종 판단권자와 비상 연락망
- 행사 종료 후 정산·원본·결과 자료 담당자
04
제안서와 견적서를 같은 기준으로 비교하기
아이디어가 많다는 이유만으로 좋은 제안은 아닙니다. 행사의 목적, 참가자 경험, 현장 실행 가능성, 일정, 예산이 연결되어야 합니다. 평가표를 먼저 만들면 발표 분위기에 흔들리지 않고 기록을 남길 수 있습니다.
| 평가 영역 | 확인할 내용 | 경고 신호 |
|---|---|---|
| 목적 이해 | 제안이 우리 행사 목표와 참가자에 맞는가? | 유행 프로그램을 조건 확인 없이 나열합니다. |
| 실행 가능성 | 장소·시간·인력 제약이 일정표에 반영됐는가? | 셋업과 리허설 시간이 빠져 있습니다. |
| 담당 조직 | 실제 PM과 현장 책임자의 경력·역할이 명확한가? | 계약 후 담당자는 미정이라고 답합니다. |
| 견적 투명성 | 수량·단가·포함·제외·부가세가 보이는가? | 패키지 총액만 있고 범위 설명이 없습니다. |
| 위험 대응 | 우천·장비·인원·일정 변경 기준이 있는가? | 문제가 생기면 그때 협의한다고만 합니다. |
| 산출물 | 기획안·큐시트·배치도·원본·결과 자료가 명시됐는가? | 납품 파일과 사용 권리를 설명하지 못합니다. |
05
계약 전에 확인할 안전·변경·권리 조건
현장 운영 능력은 평상시보다 변수가 생겼을 때 드러납니다. 계약서에 업무 범위뿐 아니라 변경 승인, 취소 수수료, 사고 대응, 촬영물과 디자인 원본의 사용 권리를 명시하세요.
- 배상책임보험과 행사 유형별 안전 인력·응급 대응 계획
- 우천·폭염·장소 변경 시 대체안과 비용 증감 기준
- 인원·시간·프로그램 변경의 마감일과 승인 방식
- 취소·연기 시 이미 집행한 비용과 수수료
- 사진·영상·참가자 정보의 수집 동의와 보관 방식
- 디자인·영상 원본, 폰트·음원·출연물의 사용 권리