핵심만 먼저 확인하세요
- 확정 사항, 제안 요청 사항, 제외 항목을 문서에서 구분합니다.
- 과업은 “행사 운영 일체”가 아니라 준비·현장·사후 단계별 산출물로 적습니다.
- 예산은 부가세 포함 여부와 상한, 조정 가능한 항목을 명시합니다.
- 평가 기준과 질의 답변을 모든 참여 업체에 동일하게 공개합니다.
01
행사 RFP가 필요한 이유
구두 상담만으로 여러 업체의 제안을 받으면 각 업체가 다른 조건을 가정합니다. 한 곳은 장소와 식사를 포함하고 다른 곳은 프로그램만 포함하면 제안의 품질과 가격을 공정하게 비교할 수 없습니다.
RFP는 아이디어를 제한하는 문서가 아니라 비교의 출발점을 맞추는 문서입니다. 반드시 지켜야 할 조건을 분명히 하고, 창의적 제안이 필요한 부분에는 목적과 제약만 제시하세요.
02
제안요청서에 넣을 10개 필수 항목
아래 순서를 그대로 목차로 사용하고 행사에 해당하지 않는 항목만 빼면 기본 RFP를 만들 수 있습니다.
1. 사업 개요
행사명, 추진 배경, 한 문장 목적과 주최·주관 조직을 적습니다.
2. 참가자·규모
예상 인원, 주요 참가자, 연령·접근성·언어 등 운영에 필요한 특성을 적습니다.
3. 일정·장소
본 행사뿐 아니라 셋업, 리허설, 철수 시간과 장소 확정 여부를 표시합니다.
4. 과업 범위
기획, 장소, 무대·기술, 프로그램, 인력, 제작, 등록, 촬영과 사후 업무를 나눕니다.
5. 필수·제안 영역
반드시 포함할 순서와 업체가 대안을 제시할 수 있는 영역을 구분합니다.
6. 산출물
기획안, 예산서, 배치도, 큐시트, 역할표, 디자인 원본과 결과 자료를 명시합니다.
7. 예산·가격 제안
예산 상한, 부가세 포함 여부, 항목별 수량·단가와 선택 옵션 표기를 요청합니다.
8. 추진 일정
질의, 답변, 제안서 제출, 발표, 선정, 계약, 중간·최종 보고 일정을 적습니다.
9. 평가 기준
목적 이해, 기획, 운영, 투입팀, 가격과 위험 대응의 배점 또는 우선순위를 공개합니다.
10. 계약 조건
지급, 변경·취소, 비밀유지, 개인정보, 저작권과 재위탁 조건을 적습니다.
03
과업 범위를 단계별 산출물로 적기
“행사 기획 및 운영 일체”라는 표현은 짧지만 업체마다 해석이 다릅니다. 준비, 현장, 사후 단계로 나누고 완료를 확인할 수 있는 산출물을 붙이세요.
| 단계 | 업무 예시 | 확인 산출물 |
|---|---|---|
| 기획 | 목적 분석, 콘셉트, 프로그램·예산 구성 | 기획안, 일정표, 세부 견적서 |
| 준비 | 장소·협력사·출연진·제작물·참가자 안내 | 배치도, 제작 시안, 연락망, 등록 명단 |
| 리허설 | 발표·영상·음향·조명·동선과 비상 대응 점검 | 최종 큐시트, 역할표, 점검 기록 |
| 현장 | 셋업, 등록, 무대 진행, 참가자 안내, 안전 관리 | 운영 일지, 변경 사항 기록 |
| 사후 | 철수, 정산, 사진·영상·설문과 결과 정리 | 결과 보고, 원본 파일, 최종 정산서 |
04
평가 기준을 제안 전에 공개하기
업체 선정 기준을 미리 정하면 제안서가 필요한 내용에 집중되고 내부 평가도 일관됩니다. 아래 배점은 예시이며 행사 성격에 따라 안전·기술 또는 콘텐츠 비중을 높일 수 있습니다.
- 목적과 참가자 이해 20점
- 기획·프로그램 적합성 25점
- 현장 운영·위험 대응 25점
- 예산 적정성과 견적 투명성 20점
- 실제 투입팀과 유사 실적 10점
05
바로 복사해 사용할 행사 RFP 목차
문서 제목 아래에 다음 목차를 붙여 넣고 각 항목을 한두 문단으로 채우세요. 확정되지 않은 내용은 “업체 제안 요청”이라고 표시하면 됩니다.
- 1. 행사 개요: 행사명 / 추진 배경 / 목적 / 주최·주관
- 2. 기본 조건: 날짜 / 지역·장소 / 예상 인원 / 참가자 특성
- 3. 과업 범위: 기획 / 장소 / 기술 / 프로그램 / 인력 / 제작 / 촬영 / 사후
- 4. 필수 조건과 제안 요청 사항
- 5. 단계별 일정과 제출 산출물
- 6. 예산 상한 / 부가세 / 항목별 견적 작성 방식
- 7. 제안서 분량·형식 / 제출 방법 / 질의 창구
- 8. 평가 기준 / 발표 방식 / 업체 선정 일정
- 9. 계약금·잔금 / 변경·취소 / 비밀유지 / 개인정보 / 저작권
- 10. 별첨: 장소 도면 / 브랜드 가이드 / 기존 행사 자료 / 견적 양식
06
제안요청서에서 자주 생기는 오류
요구사항이 많다고 좋은 RFP는 아닙니다. 서로 충돌하는 조건이나 확인할 수 없는 표현을 줄이고, 업체가 질문할 시간을 충분히 제공해야 합니다.
- 예산을 공개하지 않으면서 모든 아이디어와 세부 견적을 요구합니다.
- 행사일만 적고 셋업·리허설·철수 시간을 빠뜨립니다.
- 필수 조건과 참고 아이디어를 같은 수준으로 나열합니다.
- 제안서 평가 기준은 비공개인데 과도한 무료 시안을 요구합니다.
- 질의 답변을 일부 업체에만 전달해 조건이 달라집니다.
- 디자인·영상 원본과 초상권·음원 사용 책임을 정하지 않습니다.