행사 장소 답사·현장 실측 가이드

답사 인원이 행사 목적과 규모를 모르면 현장에서 보이는 시설만 확인하고 중요한 운영 조건을 놓치기 쉽습니다. 예상 인원, 좌석 방식, 무대·부스·식음, 차량, 설치와 철수 시간, 촬영·송출 여부를 먼저 정리하세요.

주최 담당자, 대행사 PM, 무대·음향·영상 담당과 장소 담당자가 함께 보는 것이 좋습니다. 모두 참석하기 어렵다면 기술 담당이 확인할 질문과 필요한 사진 각도를 사전에 받아 한 사람이 빠짐없이 기록하도록 합니다.

건물 입구에서 행사장 문까지 직접 이동하며 갈림길, 계단, 경사, 엘리베이터, 화장실과 사인물 위치를 기록합니다. 등록 대기열이 다른 시설의 통로를 막지 않는지, 휠체어·유아차·이동 지원이 필요한 참가자가 같은 흐름으로 이동할 수 있는지도 확인하세요.

장비 차량은 일반 참가자와 다른 시간과 출입구를 쓰는 경우가 많습니다. 차량 높이·중량 제한, 하역 위치, 반입구와 엘리베이터 치수, 바닥·벽 보호, 야간 철수 가능 시간까지 확인해야 실제 인력과 운송비를 계산할 수 있습니다.

무대와 객석은 가로·세로·높이뿐 아니라 천장고, 기둥, 조명 배튼, 스크린 투사 거리와 시야 방해 요소를 측정합니다. 도면이 있더라도 실제 설치물과 소방 설비 때문에 사용 가능한 면적이 다를 수 있습니다.

전력은 콘센트 개수만 세지 말고 분전 위치, 회로·용량, 접지, 케이블 경로와 시설 기사 지원 범위를 확인합니다. 유선·무선 인터넷 속도와 전용 회선 가능 여부, 음량과 운영 시간 제한도 계약 전에 확인하세요.

사진 파일명이나 메모에 구역과 촬영 방향을 표시하고 도면에는 실측값, 전력, 반입 경로와 제한 구역을 같은 번호로 연결합니다. 장소 담당자의 구두 답변은 답사 후 이메일이나 회의록으로 재확인하세요.

추가 전력, 조기 입장, 야간 철수, 외부 케이터링, 보안·청소, 주차와 원상복구 비용은 견적과 계약에 반영합니다. 계약 이후 변경된 배치는 장소의 시설·안전 담당자에게 다시 확인하고 최종 도면 버전을 배포하세요.